Coût par embauche : formule, points de repère et comment le réduire

Le coût recrutement est la somme des dépenses de recrutement internes et externes divisée par le nombre de personnes que vous avez embauchées dans la même période. La formule standard du coût par embauche est :

Coût par embauche = (Dépenses de recrutement internes + Dépenses de recrutement externes) / Total des embauches

Le calcul est simple. Obtenir un nombre utile, c'est une autre histoire, parce que beaucoup d'équipes comptabilisent les factures mais oublient le temps des recruteurs, le temps des responsables de l'embauche, la coordination des entrevues et l'intégration.

Ce guide montre comment calculer le coût par embauche, comment interpréter un repère de performance, et comment le personnel international peut changer l'équation sans traiter un faible chiffre initial comme preuve d'une bonne embauche.

Qu'est-ce que le coût par embauche?

Le coût par embauche, souvent abrégé en CPE, mesure ce que votre organisation dépense pour pourvoir un poste durant une période définie. Les recherches de repère de performance de la SHRM constituent le point de référence habituel pour la formule standard et les catégories de coûts de recrutement.

Incluez deux types de dépenses :

• Dépenses de recrutement internes : salaires des recruteurs, temps des responsables de l'embauche, logiciels de ressources humaines et de suivi des candidatures, coordination des entrevues, et fonctionnement du recrutement interne.
• Dépenses de recrutement externes : annonces d'emploi, honoraires des agences, vérifications des antécédents, évaluations, déplacements, réinstallation, et autres coûts liés aux fournisseurs.

Gardez la période constante. Si vous totalisez les coûts de recrutement pour un trimestre, divisez par les embauches effectuées ce trimestre. Si un recruteur travaille sur plusieurs postes, répartissez son temps entre ces postes plutôt que d'attribuer son salaire complet à une seule embauche.

Comment calculer le coût par embauche

Utilisez ces trois étapes pour un calcul du coût par embauche qui reflète le travail que votre équipe fait réellement.

1. Additionnez les dépenses de recrutement internes

Commencez par le temps. Multipliez les heures que chaque personne consacre au recrutement par son coût horaire entièrement chargé, qui comprend le salaire et les coûts de l'employeur. Les données du Bureau of Labor Statistics sur les coûts de l'employeur (en anglais) constituent une référence utile pour comprendre la différence entre les salaires et la rémunération totale de l'employeur.

Puis répartissez les coûts partagés tels que :

• Système de suivi des candidatures et logiciels de ressources humaines
• Gestion de l'équipe de recrutement
• Planification et coordination des entrevues
• Tests de compétences et évaluations internes
• Temps de préparation et de formation à l'intégration, si votre version du CPE inclut la période post-embauche

2. Additionnez les dépenses de recrutement externes

Passez en revue les factures et les dépenses liées au poste. Selon votre processus, cela peut inclure :

• Frais d'annonces sur les sites d'emploi et de publicité de recrutement
• Honoraires des agences de recherche ou de dotation en personnel
• Vérifications des antécédents et des références
• Déplacements et réinstallation des candidats
• Travaux d'immigration ou de mise en place de l'emploi
• Équipement et configuration du travail à distance

Séparez le coût de recrutement de la rémunération. Le salaire de l'employé appartient à votre budget de personnel. Il ne figure dans le CPE que si vous calculez une mesure plus large du coût d'embauche ou de l'investissement total d'embauche.

3. Divisez le total par les embauches

Imaginez que votre équipe dépense 47 000 $ en recrutement interne et externe au cours d'un trimestre et réalise 10 embauches :

47 000 $ / 10 embauches = 4 700 $ de coût par embauche

C'est un exemple de coût par embauche, pas un repère universel. La bonne comparaison est une autre période avec un mélange de postes et un volume d'embauche semblables.

Coût par embauche moyen et repères de performance

Il n'existe pas de repère de coût par embauche unique et utile pour chaque entreprise. L'embauche au niveau débutant, l'embauche de spécialistes, la recherche de cadres, et l'embauche répétée de vendeurs créent des profils de coûts très différents.

Utilisez cette gamme pratique comme cadre budgétaire, pas comme une affirmation sur tous les employeurs :

La ressource actuelle de repère de performance de la SHRM est le bon endroit pour vérifier les repères de ressources humaines publiés et la méthodologie. Évitez de présenter un coût par embauche moyen unique comme un objectif. Une moyenne de 4 700 $ peut dissimuler un programme d'embauche à faible coût et à volume élevé aux côtés d'une recherche de spécialiste beaucoup plus coûteuse.

Qu'est-ce qui fait augmenter le coût par embauche?

Les principaux facteurs de coût sont généralement visibles dans votre entonnoir de recrutement, pas cachés dans la formule.

Délai de pourvoi

Un poste ouvert consomme du temps de recrutement et de direction pendant que l'équipe perd le rendement que ce poste était censé produire. Le rapport Global Talent Trends de LinkedIn (en anglais) montre comment les conditions d'embauche et le mouvement des talents varient selon les marchés, alors comparez le délai de pourvoi par poste et par lieu plutôt que d'utiliser une moyenne à l'échelle de l'entreprise.

Honoraires d'agence

Un honoraire d'agence basé sur le salaire de première année augmente avec la rémunération du poste. Comparez l'honoraire, les conditions de remplacement, la qualité de la sélection préalable, et le temps économisé. Le pourcentage le moins cher n'est pas toujours le coût total le plus bas.

Refonte

Chaque entrevue supplémentaire, chaque évaluation en double, et chaque approbation peu claire ajoute du travail. Une fiche d'évaluation définie et un décideur désigné réduisent le travail avant qu'il n'atteigne l'étape de l'offre.

Roulement du personnel

Si quelqu'un s'en va après six mois, le CPE initial n'a pas acheté une pleine année de capacité. Suivez le coût par embauche par source de recrutement et reliez-le à la performance à 90 jours et à la rétention à 12 mois.

Un processus d'embauche faible

Les exigences peu claires créent des sélections préalables larges. Les sélections préalables larges créent davantage d'entrevues. Plus d'entrevues ralentissent les décisions et augmentent la probabilité que les candidats forts acceptent une autre offre.

Coût par embauche vs coût d'embauche

Le coût par embauche mesure normalement le coût de recrutement de chaque embauche complétée. Le coût d'embauche est parfois utilisé plus largement pour inclure l'intégration, l'équipement, la formation, et la perte de productivité pendant la période de rodage.

Choisissez une définition et utilisez-la de façon cohérente. Un tableau de bord utile peut afficher les deux :

• CPE de recrutement : approvisionnement jusqu'à l'acceptation de l'offre
• Coût total d'embauche : CPE de recrutement plus mise en place, intégration, et coûts de rodage

Cette distinction importe quand vous comparez une embauche locale avec une embauche à distance ou internationale. Un nombre de recrutement inférieur n'est pas utile si la mise en place, la gestion, ou les coûts de remplacement effacent la différence.

Comment le personnel international peut réduire les coûts d'embauche

Le personnel international peut réduire le coût recrutement en changeant à la fois le marché du talent et le modèle d'exploitation. La comparaison doit inclure l'honoraire du partenaire de dotation en personnel, la rémunération, l'administration de la paie et des ressources humaines, l'équipement, l'intégration, et le temps du gestionnaire.

Conexo recrute et soutient des professionnels internationaux à temps plein pour des entreprises du monde entier. Sa page de services énumère les tarifs commençant à 11 $ CAD par heure et atteignant 19 $ CAD par heure pour l'expertise spécialisée, avec l'honoraire exact de recrutement confirmé avant un dépôt. Elle indique également que la première sélection préalable arrive généralement dans 3 à 4 semaines et que les placements incluent une garantie de remplacement de 12 mois.

Le modèle diffère d'une présentation unique de candidat. Conexo décrit un processus qui inclut l'approvisionnement, les tests, les vérifications de références, l'emploi, la paie, l'administration des ressources humaines, l'intégration, et le suivi du rendement. Cela fait de l'honoraire du partenaire une partie du coût d'exploitation, pas seulement un honoraire de recrutement.

Conexo embauche à partir de plus de 50 pays, notamment Madagascar, les Philippines, l'Inde, le Maroc, le Kenya, et les marchés d'Amérique du Sud. Elle embauche également des professionnels anglophones et francophones, ce qui peut importer pour le service à la clientèle, le développement commercial, les finances, et les postes à forte intensité documentaire.

Une comparaison simple du personnel international

Construisez la comparaison à partir de vos propres chiffres. Ne comparez pas le coût total d'un employé local avec le taux horaire d'un travailleur international seul.

La décision est judicieuse quand le modèle réduit le coût total tout en maintenant la performance, la communication, et la rétention à un niveau acceptable. Commencez par une famille de postes, définissez le succès à 30 et 90 jours, et comparez le résultat avec votre CPE actuel.

Comment réduire le coût par embauche

Ces changements réduisent le gaspillage sans demander à l'équipe d'embaucher plus rapidement à tout prix :

1. Utilisez une fiche d'évaluation par poste. Définissez les compétences essentielles et la preuve que chacune existe.
2. Mesurez les heures des recruteurs et des gestionnaires. Ajoutez le temps à la formule au lieu de le traiter comme gratuit.
3. Suivez le CPE par source. Comparez les parrainages, les candidatures entrantes, les agences, et le personnel international séparément.
4. Raccourcissez les boucles d'approbation. Nommez le décideur avant que les entrevues ne commencent.
5. Examinez les 90 premiers jours. Une embauche bon marché qui ne peut pas performer est une recherche de remplacement coûteuse.
6. Modélisez la rétention. Ajoutez la probabilité de remplacement à votre prévision quand une source a un roulement élevé au début.
7. Testez l'embauche internationale sur le travail répétable. Le service à la clientèle, le développement commercial, la tenue de livres, les opérations, le développement logiciels, et le travail administratif peuvent souvent être évalués avec un test pratique clair.

Pour un poste qui dépend de la prospection commerciale, comparez le coût total de la construction d'une équipe de prospection à distance avec les coûts de recrutement et de gestion locaux. Pour les postes seniors, comparez le modèle avec les cabinets de recherche de cadres et le personnel international.

Ce qu'il faut suivre aux côtés du CPE

Le CPE vous dit ce que vous avez dépensé. Il ne vous dit pas si l'embauche a fonctionné.

Suivez ces mesures à côté :

• Délai de pourvoi : Jours entre la demande approuvée et l'acceptation de l'offre
• Délai avant productivité : Jours jusqu'à ce que l'embauche respecte la norme de rendement convenue du poste
• Qualité de l'embauche : Une évaluation documentée du gestionnaire à 30, 60, ou 90 jours
• Taux d'acceptation des offres : Offres acceptées divisées par les offres faites
• Roulement au début : Embauches partant dans les 90 jours ou 12 mois
• Coût par embauche productive : Investissement total d'embauche divisé par les embauches qui atteignent la norme de performance convenue

Cette vue empêche un faible CPE en titre de dissimuler une rétention faible ou un rodage lent.

FAQ

Quelle est la formule du coût par embauche?

La formule du coût par embauche est (Dépenses de recrutement internes + Dépenses de recrutement externes) / Total des embauches dans la période. Incluez le temps des recruteurs et des responsables de l'embauche, les logiciels, la publicité, les honoraires des agences, les évaluations, et les autres coûts liés au pourvoi des postes.

Comment calculer le coût par embauche?

Choisissez une période cohérente, totalisez les dépenses de recrutement internes et externes, et divisez par le nombre d'embauches effectuées dans cette période. Divisez le résultat par poste, département, lieu, et source afin que la moyenne ne cache pas des recherches coûteuses.

Quel est le coût par embauche moyen?

Il n'existe pas de coût par embauche moyen universel qui fonctionne comme un objectif. La ressource de repère de performance de la SHRM fournit des repères de ressources humaines publiés, mais votre ligne de base significative est votre propre CPE par poste et canal d'embauche.

Quel est un bon repère de coût par embauche?

Un bon repère est celui qui correspond au poste, au marché, à l'ancienneté, et à la norme de qualité dont vous avez besoin. Comparez le CPE avec le délai de pourvoi, la qualité de l'embauche, et la rétention au lieu d'optimiser le nombre le plus bas possible.

Quels coûts doivent être inclus dans le coût par embauche?

Incluez le travail interne, les logiciels de ressources humaines et de suivi des candidatures, la publicité d'emploi, les honoraires des agences, les évaluations, les vérifications des antécédents, les déplacements, la réinstallation, et les autres dépenses de recrutement. Ajoutez l'intégration et les coûts de rodage séparément si vous voulez une mesure plus large du coût d'embauche.

Comment le personnel international peut-il réduire le coût par embauche?

Le personnel international peut réduire le coût recrutement par un marché de rémunération différent et un processus d'approvisionnement, d'emploi, de paie, et de ressources humaines dirigé par le partenaire. Comparez le coût complet, incluant les honoraires du partenaire, le temps de gestion, l'équipement, l'intégration, et les conditions de remplacement, avant de décider.

Le coût par embauche est-il le même que le coût de recrutement par embauche?

Généralement, oui. Les deux termes décrivent normalement les dépenses de recrutement divisées par les embauches complétées, mais les entreprises les définissent différemment. Écrivez si votre mesure inclut l'intégration, le temps de rodage, l'équipement, ou la perte de productivité.

Quelle est la formule du coût par embauche dans Excel?

Mettez le total des dépenses de recrutement internes et externes dans une cellule et le total des embauches dans une autre, puis divisez la première cellule par la deuxième. Dans Excel, une formule simple est =TotalRecruitingCosts/TotalHires ; ajoutez des colonnes séparées si vous voulez comparer par poste, source, ou trimestre.

Sources et références

• Repères de performance SHRM (en anglais) : formule et contexte de repère de ressources humaines
• Global Talent Trends LinkedIn (en anglais) : données sur l'embauche et le mouvement des talents
• Coûts de l'employeur du Bureau of Labor Statistics des États-Unis (en anglais) : contexte de rémunération de l'employeur
• Personnel mondial et à distance Conexo : modèle de service, tarifs, délai de sélection préalable, et garantie
• Guide Conexo pour l'équipe de prospection à distance (en anglais) : planification de l'équipe de vente à distance

Si vous voulez tester les chiffres pour un poste spécifique, parlez à Conexo du poste, des compétences visées, du délai, et du budget attendu.